Is jouw AI assistent wel ingewerkt?
Stel je voor dat je een nieuwe collega krijgt. Hij is snel. Kent elke inkoopstrategie. Schrijft foutloos. Denkt mee over risico’s, TCO en leveranciersrelaties. Maar… Elke ochtend is hij alles kwijt.
Je moet opnieuw uitleggen:
- In welke sector je werkt
- Dat je geen wollige teksten wilt
- Dat laagste prijs niet hetzelfde is als beste deal
- Dat risico, continuïteit en relatie tellen
Dat zou je geen week volhouden. Toch is dit precies hoe veel inkopers vandaag ChatGPT en Copilot gebruiken: voor een snelle mail aan een leverancier, een eerste contractcheck of een spend-analyse die elke keer weer opnieuw moet worden uitgelegd.
Het probleem: AI zonder context kost je tijd
De meeste inkopers werken met AI alsof het een slimme, maar vergeetachtige stagiair is. Elke prompt begint opnieuw. Elke nuance moet je weer uitleggen. Gevolg:
- Generieke antwoorden
- Standaard AI-taal
- Veel bijsturen
- Wisselende kwaliteit
Zonde. Want dat kan inmiddels anders.
De oplossing: geef je AI een vast inkoop-DNA
Met Custom Instructions (en inmiddels ook memory-functies) kun je AI structureel laten werken zoals jij werkt. Niet slimmer maken. Maar consequenter. Custom Instructions bestaan al ruim twee jaar in ChatGPT en zijn inmiddels ook in Copilot beschikbaar. Toch gebruikt nog maar een kleine groep inkopers ze bewust. Dat is een gemiste kans.
Wat leveren Custom Instructions je op?
Kort gezegd: relevantie bij de eerste poging. Concreet:
- Minder uitleg per prompt
- Antwoorden die passen bij jouw rol en context
- Minder “AI-babbel”
- Hogere kwaliteit output
Oftewel: van een 6 naar een 9, zonder extra moeite. En ja, ook die irritante zinnen als “Ik hoop dat deze mail je in goede gezondheid bereikt” verban je hiermee definitief.
Wat zijn Custom Instructions precies?
Custom Instructions zijn vaste instructies die altijd op de achtergrond worden meegestuurd. Zie het als de grondwet van je AI. Ze bestaan uit twee onderdelen:
1. Context – wie ben jij?
Voorbeeld:
“Ik ben een tactisch inkoper bij een technisch installatiebedrijf. Focus op TCO, risico’s en duurzame leveranciers.”
2. Responsstijl – hoe moet AI antwoorden?
Voorbeeld:
“Wees kritisch, zakelijk en concreet. Vermijd clichés en lange inleidingen. Kom direct tot de kern.”
Samen zorgen ze ervoor dat AI je werkcontext begrijpt, zonder dat je dit elke keer hoeft te herhalen.
De ‘gouden tweeling’ van AI-geheugen
AI werkt inmiddels met drie lagen:
1. Custom Instructions
Jouw bewuste keuzes. Dit wil ik wel. Dit wil ik niet.
2. Memory
ChatGPT onthoudt voorkeuren tussen gesprekken door. Bijvoorbeeld:
- Je werkt met Incoterms 2020 en gebruikt meestal FCA
- Je schrijft liever kort dan uitgebreid
Ook Copilot leert dit tegenwoordig, in mindere mate uit je gesprekken.
Belangrijk punt: memory leert, maar stuurt minder. Custom Instructions doen dat sterker.
Waarom Custom Instructions de regie houden
Memory is handig. Maar ook impliciet. Custom Instructions zijn expliciet. En juist dat maakt ze krachtig.
Voorbeelden:
- Start nooit een mail met beleefdheidszinnen
- Check bij contractanalyse altijd indexatie en opzegtermijnen
- Wees kritisch op aannames
- Benoem risico’s expliciet
Dit leg je één keer vast. Daarna werkt AI consequent in jouw stijl.
Direct toepasbaar: voorbeeld voor inkopers
Gebruik dit als startpunt en pas het aan:
“Ik ben een ervaren inkoper. Ga uit van een commerciële context waarin risicobeheersing en leveranciersrelaties centraal staan. Antwoord kort en to-the-point. Gebruik geen standaard AI-clichés. Als ik vraag om een e-mail, schrijf deze direct, zakelijk en resultaatgericht. Geen wollig taalgebruik en doe geen aannames.”
Vijf minuten werk. Dagelijks voordeel.
Conclusie
AI is geen magie. Het is ook geen black box. Zonder instructies blijft het een generieke tool. Met goede instructies wordt het een vaste collega. Mijn uitdaging aan jou:
Neem vandaag vijf minuten om je Custom Instructions in te stellen. Dit is waarschijnlijk de hoogste ROI-actie op je werkdag in 2025.
Zo stel je het in
- Copilot: https://www.youtube.com/watch?v=BETJLwbJmZc
- ChatGPT: https://www.youtube.com/watch?v=F-IzfjqniiM&t=5s
