Uit nieuwsgierigheid heb ik onlangs een proefabonnement genomen op “Follow the Money” (www.ftm.com). Persoonlijk vind ik het behoorlijk schokkend wat voor artikelen daar te lezen zijn over fraude, corruptie, dubieuze lobbypraktijken en digitale misstanden. En is dit wellicht slechts het topje van de ijsberg?
Inkoop is iets wat fraude en corruptie gevoelig is. De invloed van een inkoper kan zeer vergaand zijn en niet zelden zijn er enorme belangen gemoeid bij een grote inkoopbeslissing. De inkoper is bij een grote inkoop zelden de enige die een beslissende rol heeft, maar wel degene die in de frontlinie staat en een objectief en transparant inkoopproces moet faciliteren. Fraude en corruptie zijn natuurlijk wel grote woorden, maar waar trek je de grens? Het is een discussie die dateert sinds het begin van de professie van inkoop en blijft een gevoelig onderwerp.
Dit blijkt wel uit de poll die ik vorige week heb gehouden. De vraag was of elke vorm van een geschenk, gunst of persoonlijk voordeel van een leverancier aan een inkoper als corruptie beschouwd moet worden. 20% van de respondenten vindt van wel, 30% zegt dat dit eigenlijk geen vraag meer moet zijn en 50% is van mening dat het ervan af hangt.
Ik denk dat hierop nooit een eenduidig antwoord komt, maar dat het er altijd van af hangt. Zoals door Marco Knuist in de poll al werd aangegeven speelt cultuur hier een belangrijke rol. Toen ik nog inkoopmanager was heb ik met enige regelmaat zaken in het buitenland gedaan en kan de opmerking over cultuur alleen maar onderschrijven. Bijvoorbeeld in Italië is het zeer gebruikelijk om elkaar eerst op informele wijze beter te leren kennen. Een uitnodiging voor een lunch of diner afslaan is niet handig wil je überhaupt tot zaken komen. En kom gerust een kwartiertje later dan de afgesproken tijd, dan ben je nog steeds ruimschoots op tijd. In Duitsland is dit andersom. Eerst zaken, dan pas vermaak en zorg dat je altijd stipt op tijd bent! Pünktlich und sachlich. In Japan wordt je weer minstens 10 minuten voor de afgesproken tijd verwacht. Een cadeau meenemen is hier eerder regel dan uitzondering. En heb je eerder een cadeau van hen ontvangen, dan moet jouw cadeau groter zijn. Zo kan ik nog wel even doorgaan met alle culturele verschillen.
Mijn mening, toentertijd als inkoopmanager, waar ik tot op heden nog steeds achter sta is dat het volledig van de situatie afhangt wat acceptabel is. Niet alleen cultuur, maar ook het moment, de eventuele wederkerigheid en de omvang van de overeenkomst. In principe accepteer je helemaal niets voordat de overeenkomst gesloten is, tenzij dit in andere culturen wel gebruikelijk is natuurlijk! Ik vind het na het sluiten van een overeenkomst heel goed kunnen om met je leverancier een hapje te gaan eten of iets anders informeels te doen. Kan heel goed voor de relatie zijn, zeker als het een strategische samenwerking betreft. Daarbij ben ik overigens van mening dat een leverancier niet altijd een inkoper/klant uit hoeft te nodigen voor een etentje, dat mag best wel eens andersom. Houdt de relatie ook zuiverder denk. Verder is het wat mij betreft heel simpel. Als je alles wat je aanneemt in je (gedeelde) agenda durft te zetten of op je whiteboard durft te schrijven, zonder daar enige schroom bij te voelen dan is het okay. Het moment dat je ook maar ietsepietsie twijfelt is niet okay. Het leven is niet zwart-wit en zo ook dit onderwerp niet. Een inkoper heeft integriteit, normen en waarden hoog in het vaandel staan en dient hier naar te handelen. Als dat het uitgangspunt is en blijft dan moeten we heel wat kunnen accepteren (of juist niet 😊)…